Одной из распространенных задач для веб-мастера, является создание почтовых форм или форм обратной связи для оправки писем (сообщений) с сайта. В Joomla это можно реализовать несколькими способами, в том числе и стандартно, с помощью компонента «Контакты». Но в этой статье я расскажу о том, как можно создать формы для отправки сообщений, формы обратной связи и о том, как их вставить в любое место сайта с помощью стороннего компонента. Этот компонент называется aiContactSafe. Он абсолютно бесплатен, но вы можете помочь развитию такого полезного проекта, пожертвовав небольшую сумму. Скачать его можно через JED или с сайта разработчика , предварительно зарегистрировавшись. Или можно скачать с сайта . На момент написания статьи актуальной была стабильная версия aiContactSafe 2.0.21с, совместимая как с Joomla 1.5, так и с Joomla 2.5.
В состав компонента форм обратной связи aiContactSafe входят:
- Модуль Mod_aiContactSafe, который выводит форму обратной связи в любой позиции шаблона сайта.
- Плагин Plg_aiContactSafeForm, который нужен для размещения формы обратной связи прямо в статье.
- Плагин Plg_aiContactSafeLink, нужный для размещения ссылки на форму обратной связи в статье.
Компонент aiContactSafe обладает следующими возможностями:
- Имеет свой встроенный защитный код (CAPTCHA). Встроенная CAPTCHA может задавать кодовые слова для различных языков, выводить вместо слов случайный набор символов заданной длины. Защитный код легко интегрируется в дизайн сайта благодаря настройкам цвета символов и цвета фона.
- Поддержка профилей. С помощью профилей, на сайте можно создать различные виды форм, с различным набором пользовательских полей. Например, в одном профиле можно настроить форму обратной связи для отправки резюме, а в другом профиле форму заявки на подбор персонала, а в третьем профиле настроить форму для отправки сообщения администратору сайта и т. д.
- Неограниченное количество пользовательских полей различного типа: текстовое поле, флажок, переключатель, список, выпадающий список, разделитель, вложение файла, контакт Joomla, адрес электронной почты, скрытое поле, многострочное текстовое поле.
- Добавление префиксов (заголовков) и суффиксов полей.
- Перенаправление на указанную страницу в случае успешной отправки сообщения (письма).
- Добавление любого количества вложений, работающих как с AJAX, так и без него.
- Поддержка SEF. Можно использовать как родной SEF Joomla, так и ARTIO JoomSEF или sh404SEF.
- Поддержка многоязычности.
- Языковые файлы для более чем двадцати языков.
- Указание дополнительной (контактной) информации с помощью редактора WYSIWYG.
- Подробные инструкции по настройке и администрированию (на английском).
- Блокировка пользователя по IP адресу.
- Блокировка сообщений по определенным словам (стоп-словам).
- Автоматическая блокировка IP адресов, которая срабатывает через заданное время, если посетитель сайта с определенного IP адреса отправляет сообщения содержащие стоп-слова.
Итак, скачиваем компонент и производим стандартную установку, используя «Менеджер расширений». После успешной установки переходим в меню «Компоненты» и выбираем пункт «Форма обратной связи». По умолчанию компонент будет открыт на вкладке «Сообщения». Сообщений у нас пока нет, поэтому займёмся настройкой. Перейдем на вкладку «Статусы сообщения» и переименуем их. У компонента есть небольшие проблемы с локализацией, поэтому для удобства приходится их исправлять вручную.
Кликаем по названию статуса и переименовываем: New в Новое, Read в Прочитанное, Replied в Отправленное, Archived в Архивное.
Переходим на вкладку «Панель управления». Здесь находятся общие настройки компонента. Большую часть настроек можно оставить со значениями по умолчанию. Стоит обратить внимание на блок антиспам-настроек.
Сейчас мы не будем настраивать этот блок – каждый настраивает его сам, согласно своим потребностям. Рассмотрим в вкратце эти настройки.
Активировать контроль SPAM"а.
Включает/выключает контроль спама по стоп-словам. Если в сообщении будут найдены стоп-слова, то оно не будет отправлено. Работает в паре со следующей опцией.
Блокировать письма содержащие.
В это поле вписываются стоп-слова, через «;».
Записывать заблокированные сообщения.
Включает запись сообщения, помеченного как СПАМ в БД. Оставляем включенным – для контроля.
Активировать запрет по IP адресу.
Если активировать эту опцию, то посетители с отмеченных, ниже IP адресов не смогут получить доступ к форме обратной связи (контактной форме).
IP адреса для блокирования.
Это поле содержит список блокируемых ip адресов. Посетители, пришедшие на сайт с одного из указанных адресов, не смогут получить доступ к контактной форме. Для блокировки больших сегментов сети можно использовать символы подстановки, например «*». Если записать так: 123.*.*.*, то будут запрещены все IP адреса, начинающиеся с 123.
Перенаправлять заблокированные IP адреса на.
В это поле можно ввести адрес страницы, на которую будет перенаправлен посетитель сайта, если он пришёл с заблокированного IP адреса. Если ничего не указать, то перенаправление будет выполнено на главную страницу сайта.
Запрещать IP-адреса, которые отправляют сообщения с заблокированными словами.
Включает/выключает автоматическую блокировку IP адресов посетители, с которых отправляют сообщения со стоп-словами. Блокировка будет срабатывать, если будут выполнены условия двух, нижеследующих опций.
Максимальное количество заблокированных сообщений перед запретом IP.
Предельное количество сообщений со стоп-словами, после которого IP адрес будет заблокирован.
Минуты для подсчёта заблокированных сообщений.
Период времени, в который осуществляется подсчёт сообщений со стоп-словами.
Отправлять email с сообщением о запрете IP.
Адрес электронной почты, на который отправляется сообщение о срабатывании автоматической блокировки IP адреса.
Кроме блока антиспам-настроек следует обратить внимание на настройки, которые находятся в нижней части окна.
Следующие четыре опции относятся к настройке вложений, отправляемых с письмом.
Максимальный размер вложения (в байтах).
Если в форме обратной связи будет поле для вложения файла, то полезно ограничить его максимальный размер. По умолчанию 5 Мб.
Разрешённые типы вложений.
В этом поле через запятую можно указать разрешенные типы вложений.
Присоединить к сообщению.
Определяет отправку вложения. Можно присоединить вложение к сообщению, а можно с сообщением отправить ссылку на файл, который при отправке будет сохранён на сервере.
Удалить файлы после отправки сообщения.
Если вложение отправляется прикреплённым к сообщению, то файл вложения можно удалять с сервера. Например, для экономии дискового пространства.
Проверить языковые файлы.
Нажатие этой кнопки запускает процедуру проверки языковых файлов для соответствующего языка.
Следующие три опции доступны, если установлены соответствующие им компоненты: ARTIO JoomSEF, Joom!Fish и FaLang. Если на сайте установлены данные компоненты, то имеет смысл включить их интеграцию с aiContactSafe.
За этими настройками следуют три кнопки включения вышеописанных составляющих компонента. По умолчанию они выключены. Кнопки сопровождает устрашающее предупреждение. Нам с вами нужно знать, как это работает, поэтому включаем все три.
Далее следует настройка прав доступа к компоненту. Здесь можно установить группу пользователей сайта, которая может читать сообщения с лицевой части сайта. По умолчанию «Супер-пользователи». Так и оставим.
Название кнопки «Удалить таблицы из базы данных»
говорит само за себя. Она может понадобиться в исключительных случаях, когда нужно полностью удалить или полностью переустановить компонент. Нажатие на эту кнопку удалит в базе данных сайта все таблицы, созданные компонентом aiContactSafe. Без резервной копии их восстановить не удастся!
Следующую часть настроек рассмотрим на простом практическом примере. Допустим, что на сайте кадрового агентства нужно разместить две формы обратной связи: первая – общая, для контактов по общим вопросам, а вторая – для отправки резюме. Для первой формы будет создана страница и пункт меню «Контакты», а вторая форма будет размещаться на страницах с вакансиями. В первой форме обратной связи нам нужна следующая информация: имя отправителя, адрес электронной почты, тема сообщения, текст сообщения и возможность отправки копии сообщения отправителю. Во второй контактной форме нам понадобятся следующие поля: имя отправителя, адрес электронной почты, название вакансии и возможность прикрепления файла с резюме.
В компоненте aiContactSafe переходим на вкладку «Поля».
Как видим, в компоненте уже есть несколько полей. Нам нужно немного отредактировать существующие и добавить необходимые поля. Кликом мыши по названию первого поля, откроем его для редактирования и рассмотрим настройку поля подробно.
Название . Это внутренняя переменная компонента. Всегда пишется латинскими буквами без пробелов. Оставляем как есть.
Field label (метка поля) . Это заголовок в поля в форме обратной связи. Меняем на Отправитель.
Label parameters (параметры метки) . Здесь можно задать дополнительные стили, как если бы мы задали стили в тегах < style >. Только кавычки должны быть одинарными. Например, мы хотим, чтобы при наведении указателя мыши всплывала подсказка. Тогда в этом поле можно написать: title="Ваше имя, например Сергеев Николай Николаевич".
Field label in message ( метка поля в письме ) . Это заголовок в письме получателя. Мы ведь получим письмо! Меняем на Отправитель.
Label in message parameters (параметры метки поля в письме) . То же, что и Label parameters, только для письма.
Метка после поля . Если надо, чтобы заголовок был не перед полем ввода, а после.
Field type (тип поля) . Тип поля. Важный параметр. Можно выбрать один из семнадцати типов. Нам нужна текстовая строка, поэтому ничего не трогаем.
Отправить сообщение . Для текстовых полей этот параметр недоступен. Он актуален для типов полей, содержащих адрес электронной почты.
Field values (значения поля) . Так же недоступен для текстовых полей. Нужен для полей списков, выпадающих списков, групп флажков и переключателей.
Лимит поля . Параметр, ограничивающий количество символов в текстовом поле. Больше символов, чем указано в этом параметре ввести нельзя. Ограничим это поле 60 (шестьюдесятью) символами.
Field parameters (параметры поля) . Такая же настройка, что и для метки поля. Но относящееся уже к самому полю ввода. По умолчанию уже содержит значение. Добавим к нему свои пять копеек, чтобы получилось class="textbox" title="Ваше имя, например Сергеев Николай Николаевич". Пусть тоже будет всплывающая подсказка.
Автозаполнение . В нашем случае Нет.
Значение по умолчанию . Можно сразу задать значение поля по умолчанию, но нам это не надо.
Префикс поля . Информация, которая будет добавлена прямо перед полем ввода.
Суффикс поля . Информация, которая будет добавлена прямо после поля ввода.
Field required (необходимое поле) . Поле, обязательное для заполнения.
Включать в тело письма . Отображать ли значение поля в письме получателя.
Сохраняем настройки. Теперь вы можете самостоятельно поправить текстовые поля « Phone » и « Subject ». Присвойте метки Телефон и Тема соответственно.
Поле « Email », практически ничем не отличается от текстового поля. Различие состоит в том, что для этого типа полей предусмотрена проверка на ввод корректного адреса электронной почты. Поправим только метки поля – пусть будут Эл. почта.
Для поля « Message » зададим значение для меток Сообщение. Можем установить лимит в 1000 символов (на своё усмотрение). Тип этого поля – «Расширенное текстовое поле», а значит и настройки идентичны.
В настройках поля « Send a copy of this message to yourself » так же поменяем метки на Отправить копию сообщения себе. Это поле представляет собой флажок (галочку). Если опция установлена, отправитель получит копию своего сообщения на адрес электронной почты, который он указал выше.
Всё, существующие поля поправили! Теперь создадим два нужных нам поля: текстовое поле «Вакансия» и поле для прикрепления файла резюме к сообщению. Для этого всё в той же вкладке «Поле» кликаем на кнопке «Добавить». В открывшемся окне задаём значение поля Название: aics_vacancy. По умолчанию тип создаваемого поля «Текстовая строка» - это то, что нам нужно для создания поля «Вакансия». С текстовыми полями вы уже умеете работать, так что настроите сами. На всякий случай ниже привожу скрин своих настроек.
Теперь создадим поле для прикрепления файла к сообщению. Нет ничего проще! Нажимаем кнопку «Добавить», название поля - aics_file, метка поля - Прикрепить файл с резюме до 5 Мб(zip,rar,doc), метка поля в письме - Прикрепить файл, тип поля – Файл.
Теперь, когда есть все необходимые поля можно настроить профили. В компоненте aiContactSafe переходим на вкладку «Профайлы». Профайлы или профили – это наборы настроек для определённой формы обратной связи. Мы видим, что здесь о нас тоже позаботились и сделали два профиля. Кликаем на названии первого профиля (его ID - 1) и открываем его для редактирования. Настроек довольно много, но все они интуитивно понятны. Делаем следующее:
- Меняем название профиля, чтобы было понятнее
- Включаем опцию «Использовать AJAX для отправки формы»
- Если нужно, то настраиваем отображение CAPTCHA
Здесь стоит обратить внимание вот на что. Если мы меняем максимальную длину слова для CAPTCHA, то нужно не забывать о «Ширине CAPTCHA». Чтобы не получилось так, что при заданной ширине отображаются не все символы. Другими словами, чтобы они поместились.
- Если хотим, чтобы сообщения приходили на адрес электронной почты отличный от указанного в общих настройках сайта , то заполняем поле Электронный адрес . Следует помнить, что в это поле вводится адрес электронной почты, который будет работать с вышеуказанными настройками. Т. е. если в это поле ввести адрес ящика из другого домена, например из yandex.ru, то нужно будет соответствующим образом редактировать параметры отправки почты в общих настройках сайта.
- Заполняем префикс темы письма.
- Если нужно, меняем формат письма с HTML на «Простой текст».
- Изменяем значение поля Обозначить необходимые поля символом (ами) .
- Изменяем Уведомление об обязательных полях.
- Пишем своё Сообщение благодарности.
- Сортируем и отмечаем нужные для этого профиля поля.
Кликаем на кнопке «Применить» и поднимаемся в верхнюю часть окна. Здесь нас интересуют кнопки: Edit Contact, Edit CSS, и Edit Email. Этими кнопками можно воспользоваться не только в этом окне. Они присутствуют в панели управления вкладки «Профайлы». Требуется только выделить нужный профиль и нажать соответствующую кнопку.
Итак, нажимаем кнопку Edit Contact. В открывшемся окне мы можем отредактировать контактную информацию формы обратной связи или вообще убрать её. Информация корректируется редактором по умолчанию, установленным для текущего пользователя. Заполняем так, как нам нужно.
Сохраняем изменения. Теперь если нужно, то изменяем оформление (стили). Для этого выделяем профиль «Common» и нажимаем кнопку «Edit CSS». Подробно настройки CSS описывать не буду - во-первых, у каждого они свои, а во-вторых, это выходит за рамки статьи. Коснусь лишь вскользь. Каждый файл CSS для профиля уже содержит примеры того, как можно изменить стиль элемента формы обратной связи. Для существующих полей записи уже сделаны. Для новых элементов, если требуется, нужно скопировать строку для соответствующего типа, изменить идентификатор «field_name» на имя нового поля и добавить свойства.
После настроек CSS можно настроить вид приходящего письма. Для этого надо выделить профиль и нажать кнопку Edit Email. Редактирование вида приходящего сообщения – это задача не для новичков. На первых порах, оставляйте как есть - главное, что в нём содержится требуемая информация.
Один профиль настроили. Теперь мы можем поместить контактную информацию и форму обратной связи на сайте. Для этого в нужном меню добавляем пункт «Контакты», а тип пункта меню назначаем «Contact Form».
Заголовок меню задаём, например Контакты. В обязательных параметрах уже выбран профиль «Common» т. к. он является профилем по умолчанию.
Сохраняем изменения и переходим на фронтальную часть сайта. Кликаем по пункту меню «Контакты» и видим, что у нас получилось.
Заполняем поля и отправляем сообщение. Если всё настроено правильно, то электронное письмо появится во вкладке «Сообщения».
Теперь настроим второй профиль (Module form) и рассмотрим работу модуля и плагинов aiContactSafe. А именно, как вставить модуль с формой обратной связи, как вставить форму обратной связи в статью и как сделать ссылку на такую форму.
Основные настройки второго профиля:
- Название профайла: resume
- Поле для использования в качестве темы: aics_vacancy Вакансия
- Поле для использования в качестве послать отправителю: нет
- Выбираем нужные нам поля и сортируем их
Если требуется, меняем «Префикс темы электронного письма» и переводим уведомления. Остальные настройки редактируем по своему усмотрению. Сохраняем. Удаляем всю контактную информацию для этого профиля.
Как вывести формы обратной связи модулем
В настройках панели управления aiContactSafe мы включили модуль Mod_aiContactSafe. Теперь с помощью этого модуля вставим форму для отправки резюме в произвольную позицию шаблона. Для этого переходим в «Менеджер модулей», находим там модуль «aiContactSafe module», открываем его и соответствующим образом редактируем.
Главное, на что нужно обратить внимание при редактировании модуля – это правильно выбранный профиль. В поле «Profile"s CSS» можно выбрать использовать ли CSS компонента или шаблона сайта. А в поле «Fields values» для полей формы обратной связи можно ввести предустановленные значения, например "aics_vacancy=бухгалтер".
· Igor Zhuravlev
· Igor Zhuravlev, Andrey Kurosh, Alexey Chumachenko, Polina Vafina
· Igor Zhuravlev, Polina Vafina
Вы получили электронное письмо, где в копии стоят несколько адресатов. Что произойдет, если нажать кнопку «Ответить всем»?
· Будет создано письмо, где в поле «Кому» будет указан адрес, с которого Вам пришло исходное письмо
· Будет создано письмо, где в поле «Кому» и «Копия» будут соответственно указаны все адресаты, перечисленные в исходном письме
· Будет создано письмо с пустым полем «Кому»
· Будет создано письмо, где в поле «Копия» будут указаны адресаты, перечисленные в исходном письме
Вы получили письмо с определенного адреса. В поле «Копия» стоит еще несколько адресов. Вы хотите ответить только тому человеку, с адреса которого пришло письмо. Какую кнопку нужно нажать?
· Ответить
· Ответить всем
· Создать сообщение
· Переслать
Для чего используется кнопка «К исполнению»?
· Чтобы установить напоминание в календаре
· Чтобы подготовить ответ от имени руководителя
· Чтобы письмо всегда было помечено как непрочитанное
· Чтобы переслать письмо подчиненному
Определение какого понятия приведено ниже?
· Открытые данные
· Паспорт открытых данных
666. Определение какого понятия приведено ниже:
· Открытые данные
· Открытые государственные данные
· Паспорт открытых данных
В каком формате не осуществляется подготовка данных для набора открытых данных с целью их публикации на Портале открытых данных Российской Федерации?
· формате XML
· формат DOC
· формате CSV
Какая из пиктограмм позволит запустить программное приложение для создания набора открытых данных в формате CSV?
Таблица 1
Таблица 2
· Таблица 1
· Таблица 2
Какая из таблиц соответствует требованиям для публикации набора открытых данных?
Таблица 1
Таблица 2
· Таблица 1
· Таблица 2
Когда люди знакомятся офлайн, обращают внимание на такие атрибуты успешности, как обувь, часы и визитка.
Они по умолчанию уже многое могут сказать о человеке, его статусе, аккуратности, вкусу, внимании к деталям и т.д.
А когда первое общение происходит онлайн, этим атрибутом становится электронное письмо.
И в ситуации, когда деловые отношения только-только начинают завязываться, любая деталь может не просто повлиять на мнение о вас как о профессионале, но даже заставить потенциального клиента отказаться от дальнейшего общения.
Хорошо то, что на этом этапе коммуникации вы в состоянии напрямую воздействовать на конечный результат: быть сделке или нет.
Если же вы привыкли выглядеть и работать фирменно, с иголочки, то эта информация может оказаться для вас полезной.
Скелет классического делового e-mail
Элемент №1. Фирменный почтовый адрес
Если уже мы начали говорить о e-mail переписке, то давайте начнем с самого начала – с электронного адреса.
Во-первых, если у вас нет корпоративного адреса, регистрируйте свой почтовый ящик на серьезных сервисах.
Во-вторых, позаботьтесь о фирменном адресе. Забудьте про всякие «крошка[email protected]» или «супермен[email protected]».
Не удивляйтесь, что мы затронули такую очевидную тему. Нам периодически приходится открывать е-мейлы, адреса которых выглядят, мягко говоря, непрофессионально.
Элемент №2. Шаблон в корпоративном стиле
Внешний вид письма – то самое первое впечатление, о котором говорят «неизгладимое». Именно здесь начинается любовь или неприязнь с первого взгляда.
Оформить корпоративный шаблон не составит труда, даже если вы не знакомы с программированием. Вот всего несколько советов, которые помогут выделить ваш e-mail среди тонны других:
- подберите шрифт по вкусу, учитывая при этом размер и цвет текста (в электронных документах желательно использовать шрифты без засечек, например – Verdana, Tahoma, Arial, Calibri);
- отформатируйте текст (например, по левому краю);
- добавьте в начало письма картинку со своим лого (интерфейсы популярных почтовых сервисов позволяют вставить иллюстрацию в текст);
- настройте автоматическую подпись (чуть ниже рассмотрим, какую информацию стоит здесь указывать).
Элемент №3. Приветствие
Возможно, кому-то этот пункт покажется банальным и недостойным внимания. Но нам довелось видеть не один десяток писем, авторы которых не посчитали нужным поприветствовать получателей своих электронных опусов.
(Особенно это касается новичков-вебрайтеров)
Друзья, здороваться с человеком – это даже не первое правило этики, а то, без чего невозможно представить нормальный и уважительный диалог.
Кстати, приветствовать человека стоит не только в первом письме, но и при дальнейшей переписке. В этом случае можно не ограничиваться банальным «Здравствуйте» , а проявить более глубокий интерес к личности собеседника.
Например: «Приветствую, Иван Иванович! Как прошли выходные?» .
Элемент №4. Содержание (цель обращения)
В этой части описывается суть обращения. Желательно при этом текст разбивать на короткие абзацы, использовать маркированные списки.
Тем более что технические возможности почтовых сервисов позволяют превратить любой текст в «шоколадку».
Элемент №5. Предупреждение о вложенном файле
Мелочь, но важная. Согласитесь, что получатель письма не обязан высматривать символ скрепки, который обозначает вложенный файл.
Часто происходят ситуации, когда человек попросту не замечает важную презентацию или прайс-лист. Будет досадно, если сделка сорвется из-за такой ерунды.
Поэтому проявите внимание к своему собеседнику и напишите короткую фразу «к этому письму я прилагаю файл», ведь это совсем не сложно.
Элемент №6. Просьба об обратной связи
Это также важный блок в деловой переписке. Его можно сравнить с призывом к действию в продающем тексте. Скажите прямо получателю, каких действий вы от него ожидаете после прочтения письма.
«Позвоните по телефону 321-456, и я с радостью отвечу на все Ваши вопросы».
«Ждем Ваших комментариев».
«Подтвердите, пожалуйста, получение e-mail».
Последняя фраза крайне важна, когда в переписке обсуждаются принципиальные вопросы: согласовывается бюджет, календарный план или стратегия сотрудничества. Всегда стоит помнить о том, что иногда письма попадают в спам или удаляются в спешке.
Этой фразой вы застрахуете себя от подобных неприятностей.
Элемент №7. Прощание
И снова приходится говорить о банальностях. Все потому, что многие бизнесмены недооценивают важность обычного уважительного общения.
Написать электронное письмо без прощания – все равно что в разгар переговоров встать из-за стола и молча уйти.
Элемент №8. Личная подпись с указанием контактов
Здесь речь пойдет о той самой автоматической подписи, которую можно настроить в любом почтовом сервисе. Давайте подумаем, какую информацию стоит указывать в этой части письма:
- имя, фамилию, должность (если эта информация уже есть в «шапке», то в подписи можно ее пропустить);
- название компании;
- слоган или УТП;
- рабочий телефон;
- ссылка на сайт;
- ссылка на страницы в социальных сетях.
Эта информация сделает вас доступней для заказчика. И если он присоединится к вам в соцсетях – это будет прекрасной возможностью продолжить ваши деловые отношения.
Майкл Хайятт в своей легендарной книге «Платформа» уделяет особое внимание подписи в е-мэйле. И кроме вышеперечисленных моментов он предлагает добавить еще такую фразу: «Данный электронный адрес конфиденциален, так же как адреса блога и страниц в соцсетях, если только мы специально не договоримся об обратном» .
Друзья, надеемся, что эти советы будут для вас полезными. Начинайте формировать свой бренд с малого, но такого важного элемента, – электронного письма.
Кстати, вам приходилось иметь дело с неопрятными е-mail? Как этот факт отразился на дальнейшей коммуникации с отправителем?
Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице.
Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа.
Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это:
- использование шаблонных фраз и клише
- эмоциональная нейтральность,
- смысловая точность и лаконичность изложения,
- грамотно выстроенная аргументация.
Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн?м!
1.Please find attached
Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма.
Приведем пару примеров использования:
- Please find attached my portfolio.
- Please find attached copy of the agreement/contract.
2.I have forwarded
Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например:
- I have forwarded Anna’s CV to you.
- I have forwarded John’s email to you.
3.I’ve cc’ed
Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем».
Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру:
- I’ve cc’ed Sara on this email.
- I’ve cc’ed Jack and Jimmy on these emails.
Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение.
4.For further details
Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования:
- For further details contact me any time.
- For further details write to our Sales-manager.
Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне».
5.I look forward to
Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру:
- I look forward to your answer.
- I’m looking forward to your reply.
Фразу лучше использовать в конце письма.
При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением).
Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов!
Если вы хотите, чтоб вопрос был обязательным для заполнения, не забывайте переключать соответствующий бегунок в нижней части окна редактирования вопроса - для обязательного вопроса он должен быть переключен вправо и гореть зеленым цветом.
Хитрость вторая: порядок вопросов
В режиме редактирования формы любой вопрос можно перетащить вверх-вниз, для этого надо потянуть за иконку из шести точечек в верхней части вопроса. Обычно курсор мышки реагирует на эту иконку, превращаясь в четырехстороннюю стрелку:
Но тут тоже есть хитрость. В гугловских формах так все устроено, что в итоговой таблице с ответами порядок вопросов будет соответствовать истории их создания, а не порядку, в котором вы их расположили после.
Хотя перетаскивать вопросы при создании формы довольно легко и удобно, не увлекайтесь перетаскиваниями - разобраться потом в таблице с ответами будет сложнее.
Google постоянно вносит разные улучшения в интерфейс своих сервисов, но вот эта особенность гугл форм пока что так ни разу и не менялась.
Чтобы посмотреть ответы, надо перейти на вкладку «Ответы» в самом начале формы:
Когда ваши участники заполнят несколько форм, то в этом экране появятся две опции: «Сводка» и «Отдельный пользователь». Там можно будет быстро пробежать глазами по всем ответам.
Я редко пользуюсь этим экраном, мне удобнее сразу перейти в таблицу, которая организована на манер MS Excel-файла. Для того, чтоб отобразить заполненные анкеты в виде сводной таблицы, нужно нажать на зеленую иконку и выбрать Создать таблицу >> Новая таблица >> Создать. В новой вкладке браузера откроется Google Таблица, названная так же, как и ваша форма, но с припиской в конце: (Ответы).
Эти два файла в гугл драйве будут отображаться как разные файлы, но между ними всегда будет неразрывная связь. Как только новый участник заполнит анкету, данные мгновенно появятся и в таблице.
Шаг 4. Наводим красоту: выбираем шаблон внешнего вида
У гугловских форм есть стандартный фиолетовый вид, но цвет можно легко заменить на любой другой из стандартного набора. Для этого нажмите на иконку палитры в верхнем правом углу:
Вы также можете выбрать один из нескольких бесплатных дизайнов. Некоторые из их вполне симпатичные, есть и тематические для разных праздников и типов событий. Чтобы выбрать особый шаблон, нужно кликнуть на иконку в правом нижнем углу палитры, и откроется отдельное окошко с выбором категорий:
Прежде чем отправлять форму участникам, убедитесь, что ваша форма выглядит на пять с плюсом. Откройте ее в отдельном окне и попробуйте заполнить сами. Чтобы открыть форму, нужно вновь пойти в правый верхний угол, нажать на иконку их трех вертикальных точек и выбрать «Открыть форму».
Если всё отображается корректно и вы ничего не забыли, то пора отправлять анкету участникам.
Шаг 5. Публикуем анкету для участников
Второй способ выглядит более быстрым, но мне лично нравится первый. Рассылку по участникам можно сделать и более персонализированную, добавить в нее нужную ссылку на сайт, а уж на сайте сделать страничку с формой. В конце концов, каждый переход на ваш сайт - это измеримый результат, а на сайте кроме анкеты может быть еще много всего полезного.
Чтобы встроить форму в страницу вашего сайта или блога, нужно пойти в верхний правый угол и нажать на иконку бумажного самолетика. В открывшемся окошке есть три варианта, как отправить: письмо, ссылка и встроить в веб-страницу. Выбираем третью иконку:
Скопируйте HTML-код, вставьте его в исходный код страницы сайта, и вуаля - .
Второй способ - отправить участникам прямую ссылку на анкету. Выбираем в том же меню иконку с ссылкой, сочиняем текст письма, добавляем ссылку в письмо. Если вы пользуетесь такими сервисами рассылок как MailChimp или ему подобные, то этот способ может быть наиболее удобным.
Если вы все-таки решили отправлять гугл форму на email участникам вашего события прямо из интерфейса Google, не забывайте добавлять там сообщение. Рекомендую поставить галочку «отправить мне копию» и сделать пару тестовых писем, прежде чем посылать их всем. Так вы хотя бы увидите, как выглядело отправленное вами письмо.
Пара слов о разных настройках в Google Формах
Я верю в метод познания интерфейсов «тыкнул - попробовал - понял». Поэтому считаю, что даже если бы мне объяснили, что делает каждая кнопка на панели инструментов, я бы все равно не запомнила.
Но у гугловских форм есть некоторые настройки, до которых редко можно добраться методом тыка, и мне они сильно помогают каждый раз, когда я создаю любого рода анкеты.
Важная настройка формы: сообщение о заполненной анкете для участника
Когда гость вашего события заполнил все вопросы и нажал «отправить», Google покажет ему страничку с сообщением об успешной отправке. По умолчанию у Google стоит бесчеловечное «Ответ записан». Ни один организатор события, который ценит своих гостей и дорожит их лояльностью, не может себе позволить оставить это без изменений!
Поэтому не ленимся и заходим в меню через правый верхний угол, выбираем «Настройки» и находим раздел «Страница подтверждения». В поле «Сообщение для респондентов» пишем что-нибудь личное и уникальное, например так:
Там же есть всякие разные настройки заполнения формы, на которые стоит обратить внимание: разрешение заполнять анкету несколько раз, разрешение на просмотр сводки ответов, индикатор прогресса заполнения (для длинных форм особенно важно) и разные другие.
Важная настройка таблицы: отслеживание ответов
Еще одна полезная галочка - уведомления о том, что пришла заполненная анкета. Если вы эти уведомления не настроите, то Google вас беспокоить вообще не будет, и вы узнаете, сколько человек заполнило анкету только если зайдете в таблицу с ответами. Иногда это жутко неудобно.
Я вот, например, всегда в обязательном порядке эти уведомлялки для себя настраиваю, этот пунктик даже есть в моем .
Настроить такие уведомления можно в интерфейсе таблицы ответов на форму: Инструменты >> Уведомления >> выбираем «Отправка формы» и способ уведомления - раз в день или мгновенно, сразу после того как участник заполнил. Не забываем нажать «Сохранить».
Итого: у нас есть анкета и привязанная к ней таблица с ответами. В них есть еще миллион интересных настроек и лайфхаков, но лучше всего их открывать для себя самостоятельно. Но если вы решили сделать первую в жизни анкету по сбору обратной связи после события, описанных здесь пяти шагов будет более чем достаточно для старта.
Надеюсь, эта небольшая инструкция поможет начинающим организаторам упростить сбор обратной связи и сохранить некоторое количество деревьев, исключив необходимость сбора бумажных анкет!
(Visited 6 040 times, 1 visits today)
